Privacybeleid

Hieronder kan je een overzicht vinden van antwoorden op de belangrijkste vragen over de verwerking van jouw persoonsgegevens door Fluvius. Heb je nog vragen over dit Privacybeleid? Je kan altijd bij ons terecht voor bijkomende informatie via deze contactmogelijkheden.

Fluvius System Operator cv treedt op als werkmaatschappij voor de volgende nutsbedrijven die actief zijn in de distributie van elektriciteit, gas en riolering: Fluvius Antwerpen, Fluvius Limburg, Fluvius West, Gaselwest, Imewo, Intergem, Iveka, Iverlek, PBE, Riobra en Sibelgas.  Fluvius is gevestigd te Brusselsesteenweg 199, 9090 Melle en is ingeschreven in de KBO onder het nummer 0477.445.084.

Voor een omschrijving van de taken en werkingsgebied verwijzen we naar onze webpagina hierover.

Fluvius treedt op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de privacywetgeving en vanuit die hoedanigheid willen we jou via dit Privacybeleid informeren over de verwerking van je persoonsgegevens.

Dit Privacybeleid is daarom alleen geldig voor de persoonsgegevens die Fluvius als verwerkingsverantwoordelijke verwerkt. Het is van toepassing op de verwerking van de persoonsgegevens van de distributienetgebruikers in relatie tot onze taken en openbare dienstverplichtingen, van de gebruikers van onze diensten en van andere personen in relatie met onze dagelijkse bedrijfsvoering (bvb.  personen die bij Fluvius solliciteren of interesse hebben in carrièremogelijkheden, personen die geen netgebruikers zijn van Fluvius maar meedoen aan een enquête, ex-medewerkers, voor de uitvoering van overeenkomsten met aannemers, leveranciers, enz). Fluvius heeft een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangesteld. Hij is bereikbaar via onderstaande contactmogelijkheden

Concreet kan je in dit Privacybeleid informatie vinden over de volgende onderwerpen:

• Welke persoonsgegevens verwerkt Fluvius?
• Wat gaat Fluvius met jouw persoonsgegevens doen?
• Verwerking van persoonsgegevens in het kader van digitale meters
• Welke persoonsgegevens delen we met derden?
• Welke technieken gebruiken we om de privacy van je persoonsgegevens te beschermen?
• Hoe lang houden we je persoonsgegevens bij?
• Welke rechten heb je betreffende de verwerking van je persoonsgegevens?
• Hoe kan je je rechten uitoefenen?
• Hoe verzekeren we de naleving van onze Privacyverklaring en de samenwerking met de GBA?
• Hoe worden wijzigingen aan de huidige Privacyverklaring gedaan?

Fluvius verwerkt persoonsgegevens die zij rechtstreeks verzamelt bij ieder schriftelijk of mondeling contact, persoonsgegevens die we van derden ontvangen en gegevens die in onze systemen worden geregistreerd.

Zo ontvangt Fluvius persoonsgegevens van het Kadaster, energieleveranciers, drinkwatermaatschappijen en andere partijen ofwel in het kader van onze wettelijke verplichtingen ofwel in het kader van de wettelijke verplichtingen van deze partijen of ter uitvoering van een overeenkomst tussen deze partijen en jou als natuurlijke persoon.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die jou als natuurlijke persoon identificeren of identificeerbaar maken. Als identificeerbaar wordt beschouwd  een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd aan de hand van de verwerkte persoonsgegevens.

Fluvius verwerkt verschillende categorieën van gegevens naargelang het doel van de verwerking:

• Identificatiegegevens zoals je voor- en achternaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, elektronische identificatiegegevens zoals je private en publieke IP-adres, cookies, MAC-adres van jouw mobiele toestel;
• Persoonlijke kenmerken zoals je geboortedatum en -plaats, burgerlijke staat, geslacht;
• Financiële gegevens zoals je bankrekeningnummer, gegevens met betrekking tot schulden en uitgaven of met betrekking tot jouw solvabiliteit;
• Gegevens met betrekking tot de samenstelling van jouw gezin zoals het aantal kinderen ten laste;
• Jouw rijkregisternummer waarvoor Fluvius een machtiging heeft gekregen van het Sectoraal comité van het Rijkregister;
• Gegevens met betrekking tot jouw beroep zoals je curriculum vitae;
• Woningkenmerken zoals de aard van de woning, eigendom of gehuurd, kadastergegevens;
• Leefgewoonten zoals het communicatiemedium dat jouw voorkeur geniet, dat jij rijdt met een elektrische wagen; gegevens met betrekking tot klachten, incidenten en ongevallen; of jij een verzekering hebt en het polisnummer ervan;
• Video- en camerabeelden die we verzamelen in onze klantenkantoren;
• Eventueel bedrijfsgegevens zoals het ondernemingsnummer voor zover dit gegeven een natuurlijke persoon kan identificeren zoals het BTW nummer van een zelfstandige.
• Elektronische identificatiegegevens en specifieke gegevens met betrekking tot een co-browsing sessie: je IP-adres, bezoekers- ID (een willekeurig nummer dat jij als bezoeker bij het begin van een deelsessie toegekend krijgt), de laatst bezochte Fluvius-webpagina en het tijdstip waarop je die bezocht, HTML-inhoud van de pagina (van het begin van de deelsessie tot het einde, metadata van de sessie, informatie over het apparaat dat je gebruikt (zoals het type apparaat en browser, tijdstip en duur van de sessie, …)
• Identificatiegegevens, contactgegevens en financiële gegevens via de Prepaid app: Unieke code gekoppeld aan jou als klant en je postcode, je adres (geblurd) en het huidige saldo voor elektriciteit en aardgas op jouw prepaid rekening

Verder houden we gegevens bij eigen aan een bepaalde sector:

• in het kader van de energiedistributie : het meternummer en de EAN-code, technische gegevens van jouw aansluiting zoals het vermogen ervan, enz.
• in het kader van databeheer: technische, relationele en meetgegevens met betrekking tot de toegangspunten op het distributienet;
• in het kader van onze rioleringsactiviteiten: watermeternummer, technische gegevens van jouw aansluiting.

Fluvius verwerkt persoonsgegevens, omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van haar wettelijke verplichtingen, voor de vervulling van taken van algemeen belang, voor de uitvoering van een overeenkomst of met jouw toestemming.

Concreet verwerken we persoonsgegevens voor onderstaande doeleinden.

1. Voor de uitvoering van onze wettelijke verplichtingen en taken van algemeen belang op basis van het Energiedecreet en - besluit, Wet elektriciteit (29 april 1999), Wet aardgas (12 april 1965), het Koninklijk besluit (28 juni 2009). Samengevat hebben deze betrekking op:
   • activiteiten die verband houden met het beheer van het distributienet omvattende het beheer, onderhoud, uitbreiding, herstelling, verbetering, vernieuwing  van het distributienet; het herstellen van onderbrekingen en storingen op het net; het aansluiten, verzegelen, het af- en heraansluiten of het verzwaren van installaties op het net; het verlenen van toegang tot het net; de plaatsing, activering, terbeschikkingstelling, onderhoud van meters;
   • het beheer van het distributienet omvat bovendien het ter beschikking stellen, de plaatsing, de (des)activering, het onderhoud, het herstellen en het actief beheer van digitale, elektronische en analoge meters en tellers;
   • activiteiten die verband houden met de aanleg en uitbating van warmte- en koudenetten;
   • het verstrekken van meetgegevens aan andere partijen van de energiemarkt zoals leveranciers, tussenpersonen, de VREG, afnemers, producenten, transmissienetbeheerders, ESCO's, aggregatoren, de dienstverleners en deelnemers van flexibiliteit, de deelnemers aan energiedelen en persoon- aan persoonverkoop, energiegemeenschappen van burgers of hernieuwbare-energiegemeenschappen;
   • het actief detecteren en vaststellen van energiefraude en het nemen van maatregelen voor het vermijden ervan;
   • het uitbetalen van schadevergoeding aan distributienetgebruikers bij storingen of laattijdige (her)aansluitingen;
   • het optreden als sociale leverancier en in dit kader de facturatie van het energieverbruik, de plaatsing van budgetmeters of stroombegrenzers;
   • het voorzien van sociale energiemaatregelen zoals prepaid of voorafbetalingsfunctionaliteit (via de mobiele of web app);
   • de behandeling van klachten en vragen;
   • fungeren als unieke aanspreekpunt voor de eigenaars van zonnepanelen en voor de uitbetaling van groenestroomcertificaten;
   • de uitbetaling van premies ter bevordering van het rationeel energieverbruik en het promoten ervan
   • in het kader van de inning van de heffing op de afnamepunten van elektriciteit door toegangshouders.
   • in het kader van het bevorderen van en informeren rond rationeel energieverbruik door onder meer het organiseren van infosessies waarvoor klanten zich vrijwillig kunnen inschrijven.
2. Voor de uitvoering van onze wettelijke verplichtingen betreffende activiteiten inzake databeheer op basis van het Energiedecreet en -besluit. Samengevat hebben deze betrekking op:
   • het af- en uitlezen van digitale, elektronische en analoge meters en tellers op de toegangspunten van het distributienet voor de allocatie, reconciliatie en facturatie in het kader van de aankoop en verkoop van elektriciteit en aardgas inclusief het activeren van kwartierwaarden:  
     1. om de klant toe te laten een historiek van kwartierwaarden te consulteren om de keuze voor bepaalde diensten te kunnen evalueren (energiedelen, dynamische prijscontracten, flexibiliteitsdiensten,...)
     2. om de synchrone piek te berekenen in het kader van aanrekening van de vergoeding voor gebruik van het net
     3. voor het netbeheer en operationele veiligheid;
   • het beheren van een toegangsregister;
   • het beheer van de technische, relationele en meetgegevens met betrekking tot de toegangspunten op het distributienet.
3. Voor de uitvoering van onze wettelijke verplichtingen als rioolbeheerder op basis van het Decreet van 18 juli 2003 betreffende het integraal waterbeleid, gecoördineerd op 15 juni 2018 (Waterwetboek), Besluit van 8 april 2011 m.b.t. de waterdistributie, de saneringsverplichting en het algemeen waterverkoopreglement, Het Algemeen Waterverkoopreglement, de Aanvullende voorwaarden bij het Algemeen Waterverkoopreglement van de exploitanten in wiens naam en voor wiens rekening Fluvius optreedt. Samengevat hebben deze betrekking op:
   • activiteiten die verband houden met het beheer, onderhoud, uitbreiding, herstelling van het rioleringsnet;
   • het plaatsen, wijzigen, versterken, verplaatsen, in en uit dienst stellen, onderhouden van huisaansluitingen op het rioleringsnet.
4. Voor het uitvoeren van klantentevredenheidsonderzoeken met betrekking tot de dienstverlening van Fluvius op grond van haar wettelijke verplichtingen en taken van algemeen belang.
5. Fluvius verwerkt jouw persoonsgegevens met jouw toestemming: voor de uitbetaling van premies voorzien door gemeenten en provincies bovenop de uitbetaling van REG-premies in het kader waarvan Fluvius met jouw toestemming gegevens uitwisselt met deze lokale besturen, voor het gebruik van cookies op onze website (voor meer info zie ons Cookiebeleid) en om onze nieuwsbrieven te ontvangen.    
   Met je toestemming zullen we meetgegevens ter beschikking stellen aan derden waaraan je een volmacht hebt gegeven.
6. Fluvius verwerkt jouw persoonsgegevens ter uitvoering van een overeenkomst: bij het aanvragen van een aansluiting op een net; bij de uitvoering van een overeenkomst met onze leveranciers, aannemers, enz.
7. Fluvius verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar dagelijkse bedrijfsvoering die verband houdt met haar wettelijke verplichtingen en taken van algemeen belang: voor het beheren van onze boekhouding, klantenbeheer, beheer van geschillen, leveranciersbeheer, publieke relaties, registratie en administratie van aandeelhouders of vennoten, beheer van verzekeringen, enz.
8. Fluvius verwerkt persoonsgegevens in het kader van haar rekruteringsbeleid.    
   Indien je via de website jobs.fluvius.be je kandidatuur indient voor een vacature bij Fluvius, gaan we jouw gegevens verwerken op jouw verzoek vóór de eventuele sluiting van een arbeidsovereenkomst.    
   Met je toestemming zullen we je ook nieuwsbrieven versturen over carrièremogelijkheden bij Fluvius en zullen we je gegevens verwerken voor het aanleggen van een werfreserve.
9. Fluvius biedt op het grondgebied van sommige gemeenten Free WiFi aan waarbij gebruikers kosteloos gebruik kunnen maken van draadloos internet.    
   De nutsbedrijven op wiens grondgebied Free WiFi aangeboden wordt en waarvoor Fluvius optreedt, komen in aanmerking als operator in de zin van de Wet van 13 juni 2005 betreffende de elektronische communicatie en hebben daarom een dataretentieplicht.    
   Dit betekent concreet dat Fluvius de gegevens die worden gegenereerd of verwerkt in het kader van Free WiFi, gedurende één jaar moet bewaren. Op verzoek van verschillende gerechtelijke, politionele en andere autoriteiten is Fluvius verplicht om hen de gegevens ter beschikking te stellen.    
   Teneinde de goede werking van het Free WiFi netwerk te verzekeren zal Fluvius geaggregeerde en geanonimiseerde gegevens bewaren zoals de gebruiksduur van het Free Wifi-netwerk, de hoeveelheid data die werd gebruikt, enz.
10. Heb je een vraag?
    Je kan Fluvius enerzijds bereiken d.m.v. een bezoek aan een Klantenkantoor, anderzijds door telefonisch contact op te nemen of gebruik te maken van het online (chat) contactformulier.
     Indien gewenst kan je ervoor kiezen je scherm met ons te delen (co-browsing). Zo kunnen we je nog sneller helpen. Om het delen van je scherm mogelijk te maken en vlot te laten verlopen, bewaart het systeem dan ook een aantal gegevens. Ga je hiermee akkoord? Dan verschijnt een pop-up met een pincode van 4 cijfers, die je aan ons doorgeeft. Je kan het delen van je scherm steeds beëindigen via de knop ‘stop met delen’. Dit zal echter geen invloed hebben op de handelingen en gegevensverwerking die aan het stoppen voorafging.
11. Fluvius verwerkt gegevens in het kader van haar wettelijke verplichtingen betreffende de melding van onethisch gedrag. Door een niet-anonieme melding te maken geef je Fluvius de toestemming om jouw persoonsgegevens te verwerken met oog op de behandeling van deze melding. Via het zogenaamde ‘klokkenluiderskanaal’ verwerkt Fluvius volgende categorieën van (persoons)gegevens: contactgegevens melder (indien niet-anoniem), inhoud van de melding, gegevens van de betrokkene over wie de melding gaat, eventueel gegevens van getuige(n) en enkele gegevens van een zeer beperkt aantal Fluvius medewerker(s) binnen de Klachtencommissie en Deontologische cel welke aangesteld worden om dergelijke meldingen te verwerken.

Zoals vermeld hierboven onder 4.2. heeft Fluvius wettelijke verplichtingen inzake databeheer zoals onder meer het af- en uitlezen van de energiemeters. De verwerking van je persoonsgegevens op basis van deze wettelijke verplichtingen gebeuren in het kader van de uitrol van de digitale meters in Vlaanderen vanaf 1 juli 2019.

Fluvius zal de persoonsgegevens die ze verkrijgt bij de uitoefening van zijn taken inzake databeheer niet gebruiken om commerciële diensten aan te bieden: dit is een wettelijk verbod.

Je houdt zeggenschap over de persoonsgegevens uit de digitale meter. Dit wil onder andere zeggen dat je bepaalt aan welke derden we deze gegevens ter beschikking stellen. Met je toestemming kan Fluvius je persoonsgegevens uit de digitale meter overmaken aan een andere persoon of aan de partijen van de energiemarkt zoals je energieleverancier of een aanbieder van energiediensten.

Fluvius zal de persoonsgegevens uit de digitale meter ook ter beschikking stellen aan andere partijen zoals overheden, instellingen, rechtspersonen die beschikken over een wettelijke rechtsgrond of die deze informatie nodig hebben om een opdracht van algemeen belang te vervullen. Verder zal Fluvius de persoonsgegevens ook ter beschikking stellen aan andere partijen van de energiemarkt voor het vervullen van hun taken, zoals energieleveranciers, beheerder van een groep van energiedelers of verkopers, evenwichtsverantwoordelijken, bevrachters, de transmissienetbeheerder of de vervoeronderneming voor aardgas. Hiervoor beschikt Fluvius over een wettelijke rechtsgrond.

Wanneer we je persoonsgegevens uit de digitale meter overmaken aan deze personen of instellingen, zullen we alleen maar die gegevens overmaken die strikt noodzakelijk zijn voor het uitoefenen van hun respectieve taken. In het kader van energiedelen moeten de mandaatgever en mandaatnemer de uitgewisselde gegevens ook aanzien als persoonsgegevens, zodat de gegevens in overeenstemming met de bepalingen van de toepasselijke wetgeving, zowel nationaal als Europees, inzake de privacy en gegevensbescherming, met inbegrip van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) behandeld worden.

Via het portaal mijn.fluvius.be kan je de S1- en P1-poort van jouw digitale meter openen. Na de opening van de poorten kan je apparatuur van derden, zoals een aanbieder van energiediensten, aansluiten op de poorten zodat ze toegang krijgen tot de persoonsgegevens uit de digitale meter (technische, relationele en meetgegevens). Je kiest zelf aan wie je zo toegang geeft tot deze informatie.

Binnen een grootschalig project installeren De Watergroep, FARYS en Pidpa (hierna vermeld als ‘waterbedrijven’) digitale watermeters bij hun klanten thuis. Ze werken hiervoor samen met Fluvius. Zo hoeven we maar één keer bij je langs te komen. Om deze opdracht zo efficiënt en snel mogelijk uit te voeren, werken alle betrokken partijen met een gezamenlijke planning. Dat betekent dat zowel energie- als watermeters op eenzelfde tijdstip worden geplaatst.

De digitale watermeter gebruikt de communicatiemodule van de digitale elektriciteitsmeter om de meterstanden door te geven. Op die manier ontvangt Fluvius, in opdracht van de waterbedrijven, de digitale watermetergegevens éénmaal per dag en stuurt ze via de bestaande communicatietechnologie door naar de respectieve waterbedrijven.

De verwerking van je persoonsgegevens gebeurt in het kader van de wettelijke verplichtingen van de waterbedrijven. Daarbij zal een maximale samenwerking met Fluvius moeten worden gerealiseerd, onder andere op het vlak van de datacommunicatie van de digitale watermeter en de plaatsing van deze meters.

De waterbedrijven blijven verantwoordelijk voor de verwerking van de gegevens van hun klanten, net zoals Fluvius dat is voor haar klanten. De klanten kloppen dus aan bij hun gebruikelijke klantendiensten en aanspreekpunten van de respectieve bedrijven.

Om een veilige uitwisseling te garanderen, verstuurt Fluvius de gegevens versleuteld.

Tussen Fluvius en haar aannemers zijn de nodige verwerkersovereenkomsten gesloten. Tussen de waterbedrijven en Fluvius is bovendien een protocol gesloten om de nodige afspraken over de gegevensverwerking vast te leggen.

De functionaliteit en het bijbehorend mandaat om de gebruikerspoort (P1) op de digitale energiemeter open te zetten, blijft ongewijzigd.

Fluvius deelt enkel persoonsgegevens mee in overeenstemming met dit Privacybeleid zodat de vertrouwelijkheid en kwaliteit van jouw persoonsgegevens op deze wijze gegarandeerd wordt.  Fluvius zal jouw persoonsgegevens nooit verkopen.

We delen jouw persoonsgegevens met derden als dit noodzakelijk is in het kader van onze wettelijke verplichtingen en taken van algemeen belang of die van de derde partijen die de gegevens ontvangen. Fluvius zal altijd controleren of deze partijen recht hebben om jouw persoonsgegevens te ontvangen vooraleer deze over te maken.

Indien noodzakelijk delen we jouw persoonsgegevens met:

• overheidsinstanties zoals het Vlaams Energie-en Klimaatagentschap (VEKA), de Vlaamse Regulator voor de Distributie van Elektriciteit en Aardgas (VREG), Agentschap Informatie Vlaanderen, het Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ), met de Federale Overheidsdienst Economie (FOD Economie), lokale besturen, het Vlaams Gewest, met Openbare Centra voor Maatschappelijk Welzijn (OCMW) en in dit kader met Lokale Adviescommissies (LAC), met de Ombudsdienst voor Energie; de Vlaamse Ombudsdienst; met de Federale Overheidsdienst Financiën in het kader van de belastingen; de Sociale Inspectiedienst; gerechtelijke autoriteiten, met politiediensten op het lokale en federale niveau, de Vlaamse Wooninspectie, de Vlaamse Milieumaatschappij, drinkwatermaatschappijen, Famifed, enz.
• private partijen zoals deelnemers aan de energiemarkt (energieleveranciers, tussenpersonen de dienstverleners van flexibiliteit…), met uitvoerders van energiescans, externe partners waarmee Fluvius samenwerkt voor het organiseren van informatiesessies - zoals energiefitsessies rond rationeel energiegebruik, samen met Bond Beter Leefmilieu, Dialoog vzw en/of Ecolife vzw -, met schuldbemiddelaars in het kader van de procedure voor de Collectieve Schuldregeling, partijen waaraan je een volmacht hebt gegeven om je meetgegevens te ontvangen.

Met betrekking tot het delen van jouw persoonsgegevens uit de digitale meter met derden, zie de informatie onder punt 5 – Verwerking van persoonsgegevens in het kader van de digitale meter.

Alhoewel verwerkers niet in aanmerking komen als derden willen we je graag informeren dat Fluvius beroep doet op verwerkers waarmee wij persoonsgegevens uitwisselen zoals aannemers, ICT-dienstverleners, communicatiebureau ’s, partners voor de uitvoering van klantentevredenheidsonderzoeken enz. Hiervoor verzekeren we door middel van verwerkersovereenkomsten dat de verwerkers die in onze opdracht jouw persoonsgegevens verwerken dat steeds doen met inachtneming van de privacywetgeving en enkel voor de doeleinden die hierboven in punt 4 toegelicht werden. Fluvius zal controleren dat de verwerkers de persoonsgegevens op een veilige, eerlijke, rechtmatige en proportionele manier zullen verwerken.

Fluvius doet beroep op verwerkers die persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Overeenkomstig de geldende wetgeving ter zake heeft Fluvius passende waarborgen getroffen voor de doorgiftes van persoonsgegevens. Fluvius heeft namelijk  overeenkomsten afgesloten met deze (sub-)verwerkers overeenkomstig de standaardbepalingen inzake gegevensbescherming zoals bepaald door de Europese Commissie. Indien je graag een kopie wenst van deze overeenkomsten kan je een aanvraag richten aan Fluvius via onderstaande contactgegevens.

Indien noodzakelijk voor onze dagelijkse bedrijfsvoering en steeds met inachtneming van de privacywetgeving, zal Fluvius ook persoonsgegevens delen met partijen zoals advocaten- en incassokantoren, banken, verzekeringsmaatschappijen.

We zullen je voorafgaandelijke toestemming steeds vragen om gegevens over te maken aan derde partijen met uitzondering van de doorgiftes die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van wettelijke verplichtingen, taken van algemeen belang, ter bescherming van jouw vitale belangen,  als je reeds beschikt over informatie in verband met de doorgifte of als de persoonsgegevens vertrouwelijk moeten blijven in het kader van een beroepsgeheim.

Fluvius neemt de nodige technische en organisatorische maatregelen om jouw privacy te beschermen.

We nemen verschillende technische maatregelen om de persoonsgegevens die we verwerken, te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang of aanpassing ervan, tegen openbaarmaking en vernietiging ervan alsook tegen verlies en diefstal zoals:  beveiliging met een wachtwoord, encryptie van gegevens, firewalls, antivirus, logging en monitoring van onze systemen, toegangsbeheer, ICT-software up to date houden, waar vereist en mogelijk zullen we de persoonsgegeven anonimiseren, enz.

Fluvius neemt organisatorische maatregelen ter bescherming van jouw persoonsgegevens zoals het aanstellen van een functionaris voor gegevensbescherming; het in dienst nemen van medewerkers die zorgen voor de veiligheid van ons netwerk, onze infrastructuur en informatiesystemen; maatregelen om de fysieke toegang tot onze kantoren te beheren; onze medewerkers hebben enkel toegang tot die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun taken en worden opgeleid om hun taken steeds met respect voor je privacy uit te voeren; wij implementeren de privacywetgeving in onze bedrijfsprocessen, procedures en werkinstructies.

Deze maatregelen worden regelmatig geëvalueerd en bijgeschaafd door deze aan interne en externe audits te onderwerpen.

Fluvius ziet erop toe dat jouw persoonsgegevens niet langer bewaard worden dan nodig om de bovenvermelde verwerkingsdoeleinden te realiseren.

Hieronder vind je enkele voorbeelden van bewaringstermijnen:

• meetgegevens bewaren we voor een termijn van twintig jaar om te dienen als bewijs in geval van rechtzettingen of betwistingen hierover;
• gegevens verzameld in het kader van onze dataretentieplicht houden wij bij voor één jaar;
• omwille van  boekhoudkundige en fiscale verplichtingen houden we financiële gegevens zeven jaar bij;
• documenten die verband houden met onze bedrijfsvoering zoals contracten of correspondentie bewaren we tien jaar.
• gegevens verzameld in het kader van ons rekruteringsbeleid houden we bij gedurende een periode van drie jaar.
• Gegevens verzameld bij het delen van je scherm (co-browsing sessie) worden niet langer dan 24 uur na de laatste sessie bewaard. Daarna blijft enkel het bezoekers-ID nog bewaard, zodat we een historiek van de uitgevoerde interacties kunnen bijhouden. Nadat we de andere gegevens hebben gewist, kunnen we jou dus niet meer identificeren in de historiek.

We behandelen je persoonsgegevens conform dit Privacybeleid zolang we ze bewaren.

Overeenkomstig de privacywetgeving heb je bepaalde rechten met betrekking de verwerking van jouw persoonsgegevens. Hieronder kan je alvast een overzicht van deze rechten vinden.

1. Recht op informatie en van inzage
    

   Je hebt het recht om geïnformeerd te worden of Fluvius jouw persoonsgegevens verwerkt en wanneer dit het geval is, om inzage te verkrijgen van die persoonsgegevens en van de volgende informatie:

   • de verwerkingsdoeleinden;
   • de betrokken categorieën van persoonsgegevens;
   • de ontvangers of categorieën van ontvangers (met name ontvangers in derde landen);
   • indien mogelijk, de bewaartermijn of, als dat niet mogelijk is, de criteria ter bepaling van die termijn;
   • het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit;>
   • de informatie over de bron van de gegevens indien we persoonsgegevens via een derde verkrijgen; en
   • het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming inclusief profilering.

   Je hebt het recht om een gratis kopie te vragenvan jouw persoonsgegevens in een gangbare vorm. Indien je bijkomende kopieën vraagt kan Fluvius een redelijke vergoeding vragen om de administratieve kosten te dekken.

2. Recht op rectificatie
    

   Je hebt het recht om aan Fluvius te vragen om onvolledige of onjuiste persoonsgegevens die door Fluvius verwerkt worden te vervolledigen of te corrigeren.

3. Recht op gegevenswissing (“recht op vergetelheid”)
    

   Je hebt het recht om in de volgende gevallen, en zonder onredelijke vertraging, je persoonsgegevens te laten verwijderen door Fluvius:

   • jouw persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt worden door Fluvius;
   • je trekt je eerdere toestemming voor de verwerking in en er is geen andere rechtsgrond waar Fluvius zich op kan beroepen voor de (verdere) verwerking;
   • je maakt bezwaar tegen de verwerking van je persoonsgegevens en er bestaan geen andere gronden voor de (verdere) verwerking door Fluvius;
   • je persoonsgegevens worden onrechtmatig verwerkt;
   • je persoonsgegevens moeten worden gewist om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
   • je persoonsgegevens werden verzameld toen je nog minderjarig was.

   In sommige gevallen zullen we jouw vraag tot gegevenswissing niet kunnen inwilligen, bijvoorbeeld wanneer de verwerking ervan noodzakelijk is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of omdat de verwerking van deze persoonsgegevens noodzakelijk is voor het nakomen van wettelijke verplichtingen. We zullen jou daarover verder informeren in ons antwoord op jouw verzoek tot gegevenswissing.

4. Recht op de beperking van de verwerking
    

   Je hebt het recht om de beperking van de verwerking van je persoonsgegevens te vragen indien één van de volgende elementen van toepassing is:

   • je betwist de juistheid van die persoonsgegevens: het gebruik ervan wordt beperkt gedurende een periode waarin Fluvius de juistheid van de gegevens zal controleren;
   • de verwerking van je persoonsgegevens is onrechtmatig: in plaats van het wissen van je gegevens, verzoek je om beperking van het gebruik ervan;
   • Fluvius heeft je gegevens niet meer nodig voor de oorspronkelijke verwerkingsdoeleinden, maar jij hebt ze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering: in plaats van het wissen van je gegevens, wordt het gebruik ervan beperkt voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van de rechtsvordering;
   • zolang er nog geen beslissing is genomen over de uitoefening van je recht op bezwaar tegen de verwerking, verzoek je om het gebruik van je persoonsgegevens te beperken.

5. Recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens
    

   Je hebt het recht om Fluvius te verzoeken je persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en het recht om die gegevens aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over de dragen. Je kan ons daarbij vragen om de gegevens rechtstreeks aan de andere verwerkingsverantwoordelijke over te maken tenzij dit technisch niet mogelijk is.

   Dit recht is enkel geldig voor de persoonsgegevens die je zelf hebt verstrekt aan Fluvius op basis van jouw toestemming of ter uitvoering van een overeenkomst en waarbij de verwerking via geautomatiseerde procedés wordt verricht. Wanneer de verwerking gebeurt op basis van een wettelijke verplichting of voor de vervulling van een taak van algemeen belang, geldt dit recht niet.

6. Recht van bezwaar en geautomatiseerde individuele besluitvorming
    

   Je hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens indien de verwerking gebeurt ter vervulling van een taak van algemeen belang of in het gerechtvaardigd belang van Fluvius.

   Fluvius zal de verwerking van je persoonsgegevens staken, tenzij zij dwingende en legitieme gronden voor de verwerking kan aantonen die zwaarder wegen dan jouw belangen, rechten en vrijheden óf wanneer de verwerking van je persoonsgegevens verband houdt met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

   Je hebt het recht om niet onderworpen te worden aan een besluit dat gebaseerd is op een verwerking die uitsluitend geautomatiseerd gebeurde, waaronder profilering. Dit recht geldt niet voor de volgende gevallen: wanneer profilering of geautomatiseerde individuele besluitvorming toegestaan is bij een wettelijke bepaling die tevens voorziet in passende maatregelen ter bescherming van jouw rechten en vrijheden; wanneer dit noodzakelijk is voor de totstandkoming of de uitvoering van een overeenkomst; wanneer dit berust op jouw uitdrukkelijke toestemming.

7. Recht om klacht neer te leggen bij een toezichthoudende autoriteit
    

   Jij hebt het recht om klacht neer te leggen bij de toezichthoudende autoriteit indien je van mening bent dat de verwerking van jouw persoonsgegevens een inbreuk maakt op de privacywetgeving.

   De toezichthoudende autoriteit in België is de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).
   De contactgegevens hiervan zijn:
   Drukpersstraat 35
   1000 Brussel
   Telefoonnummer: +32 (0)2 274 48 00
   [email protected]
   www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.
   
   De toezichthoudende autoriteit voor Vlaamse bestuursinstanties is de Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens.
   Contacteer de Vlaamse Toezichtscommissie (VTC):
   Koning Albert II Laan 15
   Brussel 1210 
   België
   
   Indien je een klacht wil indienen over de verwerking van jouw persoonsgegevens vind je het formulier hier:
   https://www.vlaanderen.be/vlaamse-toezichtcommissie/rechten-van-betrokkenen/klachtenprocedure-vtc
   https://www.vlaanderen.be/vlaamse-toezichtcommissie

Je kan met ons contact opnemen voor meer informatie over het Privacybeleid of in verband met de uitoefening van je rechten via de volgende gegevens:

• via het contactformulier op onze website;
• via een brief gericht aan Fluvius cv, t.a.v. de Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO), Brusselsesteenweg 199, 9090 Melle;
• telefonisch op het nummer 078 35 35 34.

Indien je een van de bovenvermelde rechten wilt uitoefenen, moet je ons een bewijs van identiteit (zoals een kopie van de identiteitskaart) of van een verkregen volmacht bezorgen.

We zetten regelmatig audits op om te controleren of we de vereisten opgenomen in dit Privacybeleid naleven en deze aan te passen waar aangewezen.

Wanneer we formele klachten ontvangen nemen we contact op met die persoon om vervolgacties te bespreken.

We werken samen met de GBA om klachten met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens te verhelpen die we niet rechtstreeks met de betrokkene kunnen oplossen.

Het Privacybeleid van Fluvius wordt van tijd tot tijd gewijzigd, bijvoorbeeld omwille van aanpassingen aan ons takenpakket die een invloed hebben op de verwerking van persoonsgegevens.

Alle wijzigingen aan dit Privacybeleid en de meest recente versie zullen we op onze website publiceren.

De verwerkingen om bovenstaande doelstellingen te realiseren vergen combinaties van databanken met technische, relationele en meetgegevens. Fluvius kan bestanden kruisen in de volgende situaties:

• voor het beheer van het distributienet maakt Fluvius een koppeling van technische databanken (vb. type meter, aansluitvermogen,…) met relationele databanken (vb. contractueel vermogen, EAN, adres) en meetgegevens (vb. spanningsgegevens). Om klanten te contacteren in verband met geplande onderbrekingen of andere eventualiteiten worden gegevens van het toegangsregister gebruikt die door de toegangshouders beschikbaar worden gesteld.
• in het kader van meterbeheer maakt Fluvius een koppeling van technische databanken (vb. metertype,…) met relationele databanken (adres) en meetgegevens (vb. alarmen, geregistreerde meetgegevens of ontbrekende waarden).
• voor het verstrekken van meetgegevens aan de energiemarkt combineert Fluvius technische gegevens (vb. meetregisters, ToU) met relationele gegevens uit het toegangsregister en meetgegevens (vb. billing relevante volumes).
• in het kader van de terbeschikkingstelling van informatieve meetgegevens worden technische en relationele gegevens gecombineerd om de toestemming (mandatering) van de netgebruiker te verkrijgen.
• in het In het kader van de terbeschikkingstelling van technische, relationele en meetgegevens aan Vlaamse overheidsinstellingen voor hun applicaties ter ondersteuning van hun taken;
• met het oog op de bestrijding van energiefraude mag Fluvius persoonsgegevens uit verschillende bronnen kruisen en vergelijken. Het gaat dan enerzijds om de technische, relationele en meetgegevens waarover Fluvius beschikt in uitoefening van zijn taken alsook de gegevens van:

• 1° het Vlaams Energieagentschap : de persoonsgegevens van de personen die er ingevolge de geldende energieprestatieregelgeving toe gehouden zijn om bepaalde formaliteiten te respecteren en van de personen die eigenaar zijn van een productie-installatie en ingevolge de geldende groenestroom- en warmte-krachtcertificatenregeling recht hebben op de bijbehorende certificaten;
• 2° de toegangshouders (energieleveranciers): de gegevens over de identificatie van netgebruikers;
• 3° het Rijksregister: het rijksregisternummer en, als dat noodzakelijk is, de identificatiegegevens van natuurlijke personen;
• 4° de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid : de identificatiegegevens van natuurlijke personen die niet zijn ingeschreven in het Rijksregister;
• 5° de Kruispuntbank van Ondernemingen : de identificatiegegevens van ondernemingen.

• in kader van de uitbetaling van ongemakkenvergoedingen worden meetgegevens gecombineerd met technische gegevens over de aansluiting en relationele gegevens die door de netgebruiker worden ingegeven in een klantenbeheerssysteem.
• als sociale leverancier verzamelt Fluvius technische, relationele en meetgegevens met het oog op het uitvoeren van haar wettelijke taken hieromtrent zoals de plaatsing van budgetmeters, de opmaal van afbetaalplannen, facturatie, enz.
• om klachten te kunnen behandelen zal Fluvius gegevens uit verschillende databanken raadplegen. In sommige gevallen zullen klachten leiden tot rechtzetting van technische, relationele of meetgegevens.
• Fluvius beheert een groenestroomdatabank waar relationele meetgegevens, technische gegevens over de aansluiting en de meetgegevens ingegeven door de netgebruikers zijn opgenomen.  Deze gegevens worden gelinkt aan technische databanken en databanken van meetgegevens.
• voor de behandeling van premieaanvragen voor rationeel energiegebruik worden relationele gegevens en technische gegevens van de installatie of het gebouw verwerkt. In sommige gevallen moet Fluvius ook andere databanken raadplegen om te controleren of voldaan is aan de voorwaarden voor het toekennen van de premie zoals bijvoorbeeld controle van achterstallen bij de Rijksdienst Sociale Zekerheid.
• voor de inning van de Vlaamse heffing verwerkt Fluvius persoonsgegevens uit een authentieke gegevensbron zoals de Kruispuntdatabank van de Sociale Zekerheid en het Rijksregister. Van het Rijksregister bekomt Fluvius de volgende gegevens die ze ook kan gebruiken bij volgende periodieke koppelingen met het Rijksregister: naam, adres, woonplaats en het rijksregisternummer.

Overeenkomstig de geldende wetgeving inzake privacy dient Fluvius een protocol af te sluiten voor elke elektronische mededeling van persoonsgegevens van en naar een andere publiekrechtelijke instantie. Een protocol is een overeenkomst tussen instanties die persoonsgegevens uitwisselen waarin afspraken worden gemaakt betreffende de uitwisseling van persoonsgegevens. Deze afspraken hebben onder andere betrekking op de doeleinden, rechtmatigheid en beveiliging van de persoonsgegevens. Bekijk het overzicht van onze protocollen.

Meer informatie over protocollen vind je op de website van de Vlaamse overheid.