Melding klokkenluiders Fluvius OV

Fluvius OV, gevestigd te Trichterheideweg 8 te 3500 Hasselt, voorziet een procedure voor de melding van inbreuken en de bescherming van melders, gebaseerd op de klokkenluidersrichtlijn 2019/1937 van het Europees Parlement. Op deze webpagina lees je hoe je inbreuken kan melden en onder welke voorwaarden je als melder in aanmerking komt voor de bescherming tegen vergelding.

Elke natuurlijke persoon die in een werkgerelateerde context (mogelijke) inbreuken op het Europese Unierecht vaststelt en meldt.

Wie kan als klokkenluider worden beschouwd?

• Personeelsleden
• Externen :
  • aandeelhouders en personen die behoren tot het bestuurlijk, leidinggevend of toezichthoudend orgaan van een overheidsinstantie, met inbegrip van leden die niet bij het dagelijks bestuur zijn betrokken, vrijwilligers en bezoldigde of onbezoldigde stagiairs;
  • aannemers, onderaannemers en leveranciers en iedereen die werkt onder hun toezicht en leiding;
  • personen die informatie over inbreuken hebben verkregen in een inmiddels beëindigde werkrelatie;
  • personen van wie de werkrelatie nog moet beginnen en die informatie over inbreuken hebben verkregen tijdens de wervingsprocedure of andere precontractuele onderhandelingen;

Alle inbreuken op wetgeving en regelgeving die in Vlaanderen van toepassing is, zijnde een handeling of nalatigheid die onrechtmatig is, of het doel of de toepassing van de regelgeving ondermijnt.

Je kan inbreuken melden via de onafhankelijke meldingstool die Fluvius OV zelf voorziet, of via een extern meldingskanaal. We raden klokkenluiders echter aan om eerst de interne meldingsprocedure te volgen. Zo laat je de mogelijkheid voor een interne oplossing, voordat je je tot een extern kanaal wendt.

Wil je een inbreuk melden? Dat kan:

• via een online platform ("klokkenluiderstool")
• via een fysieke ontmoeting: op verzoek van de melder

Door een melding te maken ga je ermee akkoord dat jouw gegevens (mogelijks) zullen worden gebruikt in kader van de behandeling van deze melding.

Fluvius OV treedt op als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de privacywetgeving en verwerkt in die hoedanigheid volgende categorieën van (persoons)gegevens: contactgegevens melder (indien niet-anoniem), inhoud van de melding, gegevens van de betrokkene over wie de melding gaat, eventueel gegevens van getuige(n) en enkele gegevens van een zeer beperkt aantal Fluvius OV medewerker(s), zijnde het hoofd van het personeel van Fluvius OV en/of een personeelslid onder diens gezag aan wie de bevoegdheid werd gedelegeerd om dergelijke meldingen te verwerken.

Persoonsgegevens die duidelijk niet relevant zijn voor de behandeling van een specifieke melding worden niet verzameld of worden, indien onbedoeld verzameld, onmiddellijk gewist.

Je kan je als klokkenluider richten tot de Vlaamse Ombudsdienst, Leuvenseweg 86 1000 Brussel ( tel. : 02 552 48 48; e-mail : [email protected])

Je kan je als klokkenluider richten tot de Vlaamse Ombudsdienst, Leuvenseweg 86 1000 Brussel ( tel. : 02 552 48 48; e-mail : [email protected])

Bij een melding via zowel de interne als de externe meldkanalen, heb je de keuze om je naam bekend te maken als melder of om anoniem te blijven. Meld je anoniem, dan blijft je identiteit sowieso onbekend. Maak je je naam bekend, dan wordt je identiteit beschermd.

Onder meer door toegang tot de informatie te beperken, zorgen de meldingskanalen voor de vertrouwelijkheid van:

• jouw identiteit
• de identiteit van de anderen die in de melding zijn genoemd
• de informatie waaruit jouw identiteit of die van de anderen kan blijken

Als melder ben je beschermd tegen vergeldingen. Denk bijvoorbeeld aan represailles in het kader van negatieve beoordelingen of ontslag, maar ook bij verandering van taken, financiële sancties of reputatieschade.

De wet voorziet ook bescherming voor klokkenluiders die een mogelijke inbreuk via de pers of andere publieke media kenbaar maken.

Let wel op de volgende voorwaarden:

• De klokkenluider deed eerst (een interne en) een externe melding, waarvoor er binnen de gestelde termijn geen passende maatregelen werden genomen 
  OF
• De klokkenluider heeft gegronde reden om aan te nemen dat:
  • de inbreuk een dreigend of reëel gevaar betekent voor het algemeen belang, bijvoorbeeld bij sprake van een noodsituatie of een risico op onherstelbare schade.
  • er een risico op vergelding bestaat bij externe meldingen of dat het niet waarschijnlijk is dat men de inbreuk doeltreffend zal verhelpen. Dit omwille van de bijzondere omstandigheden aan de zaak (bijvoorbeeld wanneer er een autoriteit betrokken is).

Deze bescherming is ook van toepassing op :

• facilitators (die de klokkenluider vertrouwelijk bijstaan)
• derden die met de klokkenluider verbonden zijn en tevens slachtoffer van represailles kunnen zijn (bv. familieleden, collega’s, …)
• juridische entiteiten die eigendom zijn van de klokkenluider, waarvoor de klokkenluider werkt of waarmee de klokkenluider in een werkgerelateerde context verbonden is

• Je krijgt binnen de 7 dagen een ontvangstbevestiging van Fluvius OV.
• Ontvankelijke meldingen worden verder behandeld door het hoofd van het personeel van Fluvius OV en/of een personeelslid onder diens gezag aan wie deze bevoegdheid werd gedelegeerd. Bij anonieme meldingen via de online tool zijn ook voor hen de gegevens van de melder niet gekend en verloopt de eventuele verdere communicatie tussen de melder en voormelde personen via de beveiligde technologie van de online tool (zie: Welke bescherming krijg je?).
• Binnen een redelijke termijn krijg je informatie over wat er met je melding gebeurde. Dit is maximum 3 maanden na de ontvangstbevestiging van de melding of, wanneer er geen ontvangstbevestiging is verstuurd aan de melder, drie maanden na het verstrijken van de periode van 7 dagen na de melding.
• Als je melding in uitzonderlijke gevallen niet valt onder de klokkenluidersregeling, bijvoorbeeld omdat het geen relevant onderwerp betreft (zie: Welke inbreuken kan je melden?) of omdat je als melder niet de correcte hoedanigheid hebt (zie: Wie kan een inbreuk melden?), stuurt Fluvius OV – met behoud van eventuele anonimiteit – je vraag door naar de bevoegde dienst. Je krijgt daarvan een bericht.