Elke dag, elk uur is anders

Fluvius schuift vijf kernwaarden naar voren: teamspirit, respect, klantvriendelijkheid, engagement en gedrevenheid. Maar het zijn de medewerkers die ze belichamen. Maak kennis met Sara Van der Steen. Ze geeft al tweeënhalf jaar de opleiding ‘werkvoorbereider’.

Sara: “Ik leer toekomstige werkvoorbereiders hoe je een werkaanvraag aan het elektriciteits- en aardgasnet correct verwerkt en afhandelt. Routine komt daar niet aan te pas. Want als werkvoorbereider is elke dag, elk uur anders. Vandaag volg je klantvragen op, morgen werk je aan lopende dossiers, en overmorgen verwerk je offertes en plan je afspraken in. 

Heb je telefoondienst? Dan werk je intussen verder aan je dossiers. Elk telefoontje is een onderbreking. Nadien neem je de draad van je dossier weer op. Een werkvoorbereider kan vlot schakelen. Multitasken is dagelijkse kost. Dat is best pittig als je pas begint, maar prettig uitdagend als je volledig bent ingewerkt.”

Sara: “Werkvoorbereider is een technisch-administratieve functie. Je schat elke werkaanvraag correct in en denkt ze technisch uit, interesse in elektriciteit en aardgas is daarbij een grote troef. Maar de administratieve verwerking is minstens even belangrijk. Dankzij onze voorbereidingen heeft het uitvoeringsteam ter plaatse het juiste materiaal en de nodige vergunningen. Ook de werkinstructies voor onze techniekers worden door ons geformuleerd. We zitten dus niet de hele dag achter de computer, maar hebben ook regelmatig contact met klanten en collega’s.” 

Sara: ”Werkvoorbereider word je niet van vandaag op morgen. Studenten bouwen basiskennis op en leren werkaanvragen verwerken in SAP aan de hand van echte dossiers. Ik neem hen ook regelmatig mee naar werven, zodat ze zien hoe we de werken in de praktijk uitvoeren. 

Na een zestal maanden begint een werkvoorbereider mee te draaien op de telefoondienst. Vanaf dan breiden we het takenpakket systematisch verder uit. Dat gebeurt onder supervisie, we laten nieuwe collega’s niet aan hun lot over. Je moet met zoveel details rekening houden, dat je in het begin regelmatig foutjes maakt of iets over het hoofd ziet. Voor een begeleider zoals ik, is het dan ook belangrijk om opmerkingen opbouwend te formuleren.”
 

Sara: “Geen twee werkaanvragen zijn hetzelfde. En toch moet je elke klantvraag kunnen beantwoorden. Dat vereist parate kennis, die je vooral on 'the job' opbouwt. Zelfs wanneer je tien jaar ervaring hebt als werkvoorbereider stoot je nog op verrassingen. 

Er zijn altijd werkaanvragen waarbij je de raad van collega’s goed kan gebruiken. Zoals dossiers waarvoor je uitzonderlijke vergunningen moet aanvragen. “
 

Sara: “Als ik kijk wie er aan de opleiding start, zie ik erg uiteenlopende profielen. Ex-techniekers die een meer administratieve functie willen opnemen, administratieve krachten die zelf verbouwd hebben of medewerkers van Fluvius die intern op zoek gaan naar een nieuwe uitdaging. 

Nieuwe werkvoorbereiders hebben meestal een technische achtergrond én administratief inzicht of andersom. Maar één ding hebben ze allemaal gemeen: goesting en interesse om zich in het Fluvius-verhaal te verdiepen.”