Regel
Medewerkers van Fluvius die in het kader van de uitoefening van hun functie (video)gesprekken of fysieke vergaderingen wensen op te nemen moeten hiervoor de toestemming van alle deelnemers vragen. Indien niet alle deelnemers hun expliciete toestemming geven is het niet toegelaten om het (video)gesprek of de vergadering op te nemen. Dit om de privacy van de betrokken deelnemers te garanderen.
Deze regel is van toepassing voor alle gesprekken tussen medewerkers van Fluvius onderling maar ook voor gesprekken tussen medewerkers van Fluvius en derden (klant, externe medewerker, enz.). Daarentegen is deze regel niet van toepassing op gesprekken opgenomen door het callcenter.
Hoe toestemming vragen?
Voorafgaand aan de start van de opname moet de persoon die het gesprek of vergadering wil opnemen de toestemming van de deelnemers vragen. Indien ze hun toestemming geven wordt de vraag herhaald in het begin van de opname zodat de toestemming van de deelnemers opgenomen wordt. Het stilzwijgen van een deelnemer geldt niet als geldige toestemming.
Bij het vragen van de toestemming dient de persoon die het gesprek of de vergadering wil opnemen te vermelden voor welke doeleinden de opname wordt uitgevoerd.
De opname mag niet langer bijgehouden worden dan de tijd die nodig is voor de vervulling van het doeleinde en in ieder geval maximaal gedurende één jaar.